Кто должен оформлять ЭТрН: грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель

Татьяна Бобок
Старший консультант 1С

Вопрос «кто должен оформлять ЭТрН» часто понимают слишком буквально. Кажется, что нужно назначить одного сотрудника или одну организацию, которая создаст документ, заполнит его от начала до конца и подпишет. С электронной транспортной накладной процесс устроен иначе: документ последовательно проходит несколько участников перевозки.

Грузоотправитель начинает оформление ЭТрН, перевозчик фиксирует прием груза и его дальнейшую передачу, а грузополучатель подтверждает приемку. При этом внутри каждой организации с документом может работать конкретный уполномоченный сотрудник: логист, диспетчер, сотрудник склада, руководитель или другое лицо, которому предоставлены необходимые полномочия.

Ниже разберем, кто именно создает ЭТрН, какие действия выполняют грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель, кто может подписывать документ и как распределить работу с ЭТрН внутри компании.

Кто должен оформлять ЭТрН по закону?

Если договором перевозки груза не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель. Для электронной транспортной накладной это означает, что грузоотправитель формирует первый обязательный титул ЭТрН и запускает электронный документооборот по конкретной перевозке.

При этом выражение «грузоотправитель оформляет ЭТрН» не означает, что он самостоятельно заполняет весь документ за перевозчика и грузополучателя. Электронная транспортная накладная состоит из нескольких файлов обмена, или титулов. Каждый участник отвечает за сведения, которые возникают на его этапе перевозки.

В стандартном сценарии грузоотправитель оформляет Т1, перевозчик — титулы, связанные с погрузкой и выдачей груза, а грузополучатель — титул приемки. Поэтому правильнее говорить не об одном оформителе ЭТрН, а о распределении обязанностей между сторонами перевозки.

Что делает грузоотправитель при оформлении ЭТрН?

Грузоотправитель начинает документооборот и формирует первый титул ЭТрН. В него вносятся исходные сведения, которые необходимы для перевозки: кто отправляет и получает груз, кто его перевозит, какой груз передается, куда он должен быть доставлен, а также данные об автомобиле и водителе.

Это один из самых ответственных этапов. Если в начальном титуле неверно указан грузополучатель, адрес доставки, перевозчик или сведения о грузе, ошибка пойдет дальше по цепочке. Поэтому до подписания документа желательно сверить ЭТрН с заказом, заявкой, реализацией и фактическими условиями перевозки.

В обычном сценарии работа грузоотправителя выглядит так:

1. Создать электронную транспортную накладную.
2. Указать грузоотправителя и грузополучателя.
3. Заполнить сведения о перевозчике.
4. Указать данные о грузе и сопроводительных документах.
5. Заполнить адрес доставки и условия перевозки.
6. Указать транспортное средство и водителя, если необходимые сведения уже известны.
7. Проверить данные о фактической погрузке.
8. Подписать Т1 электронной подписью.
9. Передать титул через оператора ИС ЭПД.

После подписания Т1 данные передаются через оператора информационной системы ЭПД и становятся доступны следующим участникам перевозки. Перевозчик получает сведения грузоотправителя и продолжает оформление документа на своем этапе.

Что должен заполнять и подписывать перевозчик?

Перевозчик не создает вторую транспортную накладную вместо грузоотправителя, а продолжает работу с уже сформированной ЭТрН. После погрузки он сверяет фактические обстоятельства с информацией, которая была указана в первом титуле, и формирует сведения о приеме груза к перевозке.

При стандартной перевозке перевозчик участвует как минимум на двух этапах: после погрузки и после выдачи груза получателю. Если при погрузке или разгрузке появились замечания, фактические данные отличаются от первоначальных либо возникли другие предусмотренные обстоятельства, информация отражается в соответствующем титуле.

На практике последовательность для перевозчика обычно выглядит так:

1. Получить ЭТрН от грузоотправителя.
2. Сверить данные о грузе, автомобиле, водителе и месте погрузки.
3. Зафиксировать фактический прием груза.
4. При необходимости указать замечания или расхождения.
5. Подписать сведения со стороны перевозчика.
6. После доставки зафиксировать выдачу груза получателю.
7. Сформировать и подписать завершающий титул перевозчика.

Может ли водитель сам подписывать ЭТрН?

Да, водитель может участвовать в подписании предусмотренных для него действий в электронной транспортной накладной. В актуальном формате ЭТрН для отдельных титулов перевозчика предусмотрена возможность использования водителем простой электронной подписи или усиленной неквалифицированной электронной подписи через установленный механизм.

Но водитель и перевозчик — не одно и то же лицо в документообороте. В зависимости от используемого сценария документы может подписывать водитель либо уполномоченный сотрудник перевозчика. Поэтому до начала работы важно проверить, кто именно будет выполнять действия в вашей системе и какие электронные подписи и полномочия для этого подготовлены.

Что должен делать грузополучатель с ЭТрН?

Грузополучатель не начинает оформление транспортной накладной, но участвует в обязательном этапе приемки груза. Когда перевозка прибывает в пункт назначения, грузополучатель фиксирует факт приема и вносит сведения о фактическом количестве и состоянии груза.

Если при приемке обнаружена недостача, повреждение либо другое расхождение, это также должно быть отражено в документах. То есть задача грузополучателя — не просто «поставить подпись», а зафиксировать фактический результат доставки.

В обычной ситуации грузополучателю необходимо:

1. Получить доступ к поступившей ЭТрН.
2. Проверить сведения о доставленном грузе.
3. Зафиксировать фактическое количество и состояние груза.
4. Указать замечания и расхождения, если они обнаружены.
5. Подписать титул приемки.

После этого перевозчик фиксирует выдачу груза и завершает стандартную цепочку ЭТрН. В результате участникам не нужно пересылать друг другу сканы одной бумажной накладной: каждый формирует свою часть электронного документа.

Кто считается грузоотправителем для ЭТрН?

Грузоотправителем считается не обязательно владелец товара и не обязательно компания, со склада которой физически забирают груз. Для транспортной накладной важна роль лица в договоре перевозки. Грузоотправитель выступает по договору от своего имени либо от имени владельца груза и указывается в транспортной накладной.

Поэтому определять грузоотправителя только по движению товара опасно. Продавец, склад, заказчик перевозки и лицо, которое фактически производит погрузку, в конкретной схеме могут быть разными организациями.

Перед настройкой ЭТрН стоит отдельно ответить на три вопроса: кто заключает договор перевозки, кто выступает грузоотправителем по этому договору и кто фактически осуществляет погрузку. После этого распределить роли в информационной системе значительно проще.

Кто оформляет ЭТрН, если перевозку организует экспедитор?

Сам факт участия экспедитора еще не означает, что именно он должен оформлять ЭТрН как грузоотправитель. Здесь нужно смотреть на договор транспортной экспедиции и фактическую роль экспедитора. Он может только организовывать перевозку, а может принять груз во владение и самостоятельно отправлять его дальше.

Если экспедитор принимает груз от клиента и отправляет его от своего имени, он может выступать грузоотправителем в ЭТрН. Если же экспедитор только подбирает перевозчика, координирует логистику и не принимает груз во владение, схема будет другой.

Поэтому для перевозок с экспедитором сначала нужно определить роли по договорам, а уже затем настраивать участников ЭПД. Попытка назначить экспедитора грузоотправителем только потому, что он «занимается логистикой», может привести к неправильному заполнению документа.

Кто оформляет ЭТрН при самовывозе?

При самовывозе сначала нужно определить, возникает ли вообще договор перевозки. Если покупатель забирает собственный груз собственным транспортом и отдельный договор перевозки не заключается, транспортная накладная для такой перевозки не требуется.

Если же для самовывоза покупатель нанимает стороннюю транспортную компанию или ИП-перевозчика и возникает договор перевозки груза, ситуация меняется: транспортная накладная нужна, а с 1 сентября 2026 года в общем случае она формируется в электронном виде.

Поэтому слово «самовывоз» само по себе ничего не решает. Нужно определить, кто фактически выполняет перевозку:

1. Покупатель везет груз на собственном автомобиле без договора перевозки — ЭТрН не требуется.
2. Покупатель заказал для вывоза стороннего перевозчика — возникает перевозка по договору, для которой требуется транспортная накладная.
3. Перевозку организует продавец — роли определяются по договору с перевозчиком и условиям поставки.

Самовывоз относится к тем ситуациям, где особенно важно не копировать привычную бумажную схему автоматически, а сначала проверить договорные отношения между участниками.

Кто в компании должен работать с ЭТрН: бухгалтер или логист?

Законодательство определяет роли участников перевозки, но не назначает внутри компании конкретную должность, которая обязана нажимать кнопку «Создать ЭТрН». Поэтому компания сама решает, кому поручить работу с электронными транспортными накладными: логисту, диспетчеру, сотруднику склада, бухгалтеру или другому ответственному сотруднику.

На практике удобнее распределять работу не по принципу «кто раньше оформлял бумажные накладные», а по этапам процесса. Сотрудник, который знает условия перевозки и контролирует отгрузку, заполняет исходные данные. Склад подтверждает фактическую погрузку, а сотрудники перевозчика и получателя работают со своими этапами.

Главное — чтобы у сотрудников были настроены права, полномочия и необходимые электронные подписи.

Где нужно формировать ЭТрН?

ЭТрН формируется в информационной системе участника и передается в ГИС ЭПД через оператора информационной системы электронных перевозочных документов. Пользователю не требуется вручную загружать каждый документ непосредственно в государственную систему.

Работать можно через веб-интерфейс выбранного оператора либо из учетной системы, которая поддерживает электронные перевозочные документы. Второй вариант особенно удобен, если сведения о контрагентах, реализации, товарах и перевозках уже находятся в учетной программе.

Если компания ведет учет в 1С, ЭТрН можно оформлять непосредственно из поддерживаемых программ 1С. Для пользователей облачной версии мы отдельно разобрали как подключить и настроить ЭПД в 1С:Фреш. Если электронный документооборот еще не настроен, сначала стоит проверить подключение 1С-ЭДО в 1С:Фреш.

Перед запуском ЭПД в компании имеет смысл пройти семь шагов:

1. Определить, в каких перевозках компания является грузоотправителем.
2. Определить случаи, когда компания выступает перевозчиком или грузополучателем.
3. Назначить ответственных сотрудников.
4. Проверить электронные подписи и полномочия.
5. Выбрать оператора ИС ЭПД.
6. Настроить обмен в используемой учетной системе.
7. Провести тестовую перевозку до запуска массового документооборота.

Как проходит оформление ЭТрН от погрузки до приемки?

В стандартной перевозке ЭТрН проходит четыре основных титула: оформление, погрузку, приемку и разгрузку. Документ движется вместе с перевозкой: сначала сведения создает грузоотправитель, затем действия фиксирует перевозчик, после доставки — грузополучатель, а завершает стандартный документооборот снова перевозчик.

Такой порядок принципиально отличается от бумажной накладной, где участники заполняли и подписывали разные разделы одного физического документа. В ЭТрН каждый этап существует как отдельный электронный файл обмена, связанный с одной перевозкой.

Упрощенно процесс выглядит следующим образом:

1. Грузоотправитель создает Т1. Вносит сведения об участниках, грузе, перевозке, автомобиле и водителе.
2. Грузоотправитель подписывает Т1. Информация передается через оператора ИС ЭПД.
3. Перевозчик оформляет этап погрузки. Проверяет фактические данные и фиксирует прием груза.
4. Груз перевозится получателю. Участники видят состояние электронного документа.
5. Грузополучатель оформляет приемку. Указывает количество, состояние груза и возможные расхождения.
6. Перевозчик фиксирует выдачу груза. Формируется завершающий обязательный титул стандартной перевозки.

Кроме основных титулов существуют дополнительные. Они используются, например, при изменении стоимости перевозки, переадресовке, замене водителя или транспортного средства. Для обычной перевозки без таких событий достаточно понимать базовую последовательность Т1–Т4.

Что изменилось в оформлении ЭТрН с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года заключение договора перевозки груза автомобильным транспортом в общем случае подтверждается транспортной накладной, сформированной в электронном виде. Поэтому для большинства компаний вопрос «кто у нас будет оформлять ЭТрН» перешел из экспериментального в практический.

При этом правило нельзя понимать как «любое движение товара на автомобиле теперь требует ЭТрН». Транспортная накладная связана с договором перевозки груза. Например, при перевозке собственного груза собственным автомобилем без заключения договора перевозки транспортная накладная не требуется.

Кроме того, нормативными актами предусмотрены отдельные случаи, когда транспортная накладная может оформляться на бумажном носителе. Поэтому компании лучше проверять не только дату 1 сентября, но и конкретный сценарий перевозки.

Как определить, кто оформляет ЭТрН именно в вашей ситуации?

Начинать нужно не с выбора программы и не с должности сотрудника, а с договорной схемы перевозки. Сначала определите, существует ли договор перевозки, затем установите грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя и только после этого распределяйте роли в информационной системе.

Если схема стандартная, ответ обычно простой: грузоотправитель начинает ЭТрН, перевозчик оформляет погрузку и выдачу, грузополучатель — приемку. Сложности появляются при самовывозе, участии экспедитора, стороннего склада, нескольких перевозчиков или нестандартном распределении обязанностей по договору.

Для проверки своей схемы удобно пройти по шагам:

1. Есть ли договор перевозки груза? Если договора перевозки нет, сначала нужно понять, требуется ли транспортная накладная вообще.
2. Кто является грузоотправителем по договору? По общему правилу именно он составляет транспортную накладную.
3. Кто фактически перевозит груз? Эта сторона выполняет действия перевозчика.
4. Кто принимает груз? Он будет участвовать в оформлении титула приемки как грузополучатель.
5. Есть ли экспедитор? Нужно проверить, принимает ли он груз во владение или только организует перевозку.
6. Кто физически работает с документами внутри каждой компании? Назначьте сотрудников и настройте им права.
7. Через какую систему будет идти обмен? После определения ролей можно выбирать и настраивать сервис ЭПД.

Если учет ведется в 1С:Фреш, после определения ролей можно переходить непосредственно к технической настройке. Порядок подключения мы собрали в отдельной инструкции «Как подключить ЭПД в 1С:Фреш».

Частые вопросы

Большинство вопросов об ЭТрН возникает из-за смешения трех разных вещей: кто является участником перевозки, кто физически работает в программе и кто подписывает конкретный титул. Это не всегда один и тот же человек.

Ниже — короткие ответы на наиболее частые ситуации, которые возникают при распределении обязанностей.