Обязательная инвентаризация: когда и зачем проводить в 2025 году

Когда инвентаризация обязательна по ФСБУ 28

Согласно п.15 ФСБУ 28, обязательное проведение инвентаризации предусмотрено в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
• при передаче или возврате активов (в аренду, управление, безвозмездное пользование);
• при отчуждении активов;
• при смене материально-ответственного лица;
• при смене руководителя коллектива или его части (в случаях коллективной материальной ответственности);
• при выявлении фактов порчи, утраты, хищения имущества;
• при реорганизации (кроме преобразования);
• при ликвидации (перед составлением промежуточного ликвидационного баланса);
• при чрезвычайных ситуациях — по мере получения доступа к имуществу.

Это закрытый перечень, установленный стандартом. Однако на практике он дополняется другими нормативными актами и внутренними регламентами.

---

Неочевидные случаи: инвентаризация по другим нормативам

Вне перечня ФСБУ 28 инвентаризация может быть обязательна в силу других нормативных требований:

• П.77 Приказа Минфина №34н от 1998 г. — при списании безнадёжной задолженности.
• Приказ о внутреннем контроле — может предусматривать дополнительные основания.
• Положение об учётной политике — расширяет список случаев.

📌 Вывод: список ФСБУ 28 не исчерпывает всех ситуаций, когда инвентаризация необходима. Неучтённые основания могут стать риском при проверке.

---

Инвентаризация при аренде: нужна ли, если есть передаточные акты?

Передача имущества в аренду или безвозмездное пользование сопровождается передаточными актами. Они формально фиксируют состояние имущества.
Но! Инвентаризация служит проверкой фактического наличия, состояния и комплектности. Формальный акт — не всегда достоверный источник.

💡 Рекомендация: включить в положение об инвентаризации норму, позволяющую использовать передаточные акты как замену инвентаризации — при условии их корректного составления.

---

Инвентаризация при смене материально-ответственного лица

Проводится строго в присутствии прежнего ответственного лица. На практике это невозможно, если сотрудник:

• ушёл на больничный и прислал заявление на увольнение;
• исчез без объяснений;
• отказывается участвовать.

В таком случае:

1. Направляется уведомление (по почте, через ЭДО или портал «Работа в России»).
2. Если сотрудник не явился — составляется акт об отказе от участия.
3. Инвентаризация проводится с участием комиссии и нового ответственного лица.

📌 Важно закрепить процедуру в ПВТР и учётной политике — это повысит шансы на возмещение ущерба.

---

Частота и сроки инвентаризации

• Основные средства — не реже 1 раза в 3 года (п.16 ФСБУ 28).
• Библиотечные фонды — 1 раз в 5 лет.

Но при этом:

• ежегодно необходимо проводить переоценку ОС по ФСБУ 6 (обесценение, пересмотр срока службы и т.д.);
• удобнее совмещать её с инвентаризацией.

📌 Совет: даже если формально допускается редкая проверка, удобнее и безопаснее проводить инвентаризацию ОС ежегодно.

---

Инвентаризация на 31 декабря: допустимы ли отклонения?

Инвентаризация должна быть проведена на 31 декабря. Однако допустимо:

• начинать проверку ОС, НМА и незавершёнки с 1 октября;
• часть сверок (например, с контрагентами) — завершать в январе.

Главное — зафиксировать это в графике инвентаризации и учётной политике с обоснованием допущений.

---

Инвентаризация при реорганизации и ликвидации

При реорганизации:

• обязательна, кроме случаев преобразования;
• включаются представители обеих организаций;
• выделяются взаимные расчёты для последующего списания (ГК РФ, ст. 413);
• имущество может оцениваться по рыночной, остаточной или иной согласованной стоимости.

При ликвидации:

• проводится перед промежуточным ликвидационным балансом;
• выделяются доходы/расходы будущих периодов — они закрываются как текущие.

---

Хищение, ЧС и защита в налоговом учёте

При ЧС или хищении важно:

1. Провести внеплановую инвентаризацию;
2. Обратиться в МВД со всеми подтверждающими документами;
3. Подтвердить данные последней плановой инвентаризации.

❗ Отказ в возбуждении дела = невозможность признать убытки в налоговом учёте. Без подтверждений — риски серьёзные.

---

Что важно запомнить

• Обязательные случаи инвентаризации перечислены в ФСБУ 28, но есть и другие источники.
• Передаточные акты не всегда заменяют инвентаризацию.
• При смене МОЛ важно формализовать процесс вызова и актировать отсутствие.
• Сроки и формы — устанавливаются локальными актами, а не только ФСБУ.
• Инвентаризация влияет на налоговый и бухгалтерский учёт — ошибки могут дорого обойтись.

📌 Проведение инвентаризации — не формальность. Это основа для достоверного учёта и защита от налоговых рисков.