ЭПД с 1 сентября 2026 года: кому обязательны и какие документы нужно оформлять электронно

Татьяна Бобок
Старший консультант 1С

Переход на обязательные электронные перевозочные документы касается не только транспортных компаний. Если торговая, производственная или другая организация выступает грузоотправителем, грузополучателем, заказчиком перевозки или участвует в транспортно-экспедиционной деятельности, новые правила также могут затрагивать ее процессы.

При этом формулировка «с 1 сентября все перевозочные документы только электронные» слишком широкая. Обязательный электронный формат установлен для конкретного перечня документов, а для отдельных перевозок предусмотрены исключения. Путевой лист, например, не стал обязательным исключительно в электронном виде: его по-прежнему можно оформить на бумаге либо электронно.

Ниже разберем, какие ЭПД стали обязательными с 1 сентября 2026 года, кого касается переход, когда допускается бумажный документ, что означает нештрафуемый период до 1 марта 2027 года и что делать компании, если электронные перевозочные документы еще не внедрены.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года?

С 1 сентября 2026 года для установленного законом перечня перевозочных и экспедиторских документов электронная форма стала обязательной. До этой даты ГИС ЭПД уже работала, и компании могли использовать электронные документы добровольно. Теперь для обычных ситуаций, попадающих под новые требования, бумажный документ больше не является равнозначной альтернативой электронному.

Изменение касается прежде всего формы документа и порядка обмена им между участниками перевозки. Электронный перевозочный документ формируется в информационной системе участника, передается через аккредитованного оператора ИС ЭПД и направляется в государственную информационную систему электронных перевозочных документов.

Поэтому переход на ЭПД — это не просто замена бумажного бланка файлом PDF. Участники одной перевозки должны быть готовы получать данные, формировать свои части электронного документа, подписывать их и продолжать документооборот в единой электронной цепочке.

Какие документы стали обязательными в электронном виде с 1 сентября 2026 года?

Обязательность распространяется не на все документы, связанные с транспортом, а на конкретный перечень перевозочных и экспедиторских документов. Он охватывает автомобильные, железнодорожные и воздушные грузоперевозки, а также транспортно-экспедиционную деятельность.

Для автомобильных перевозок ключевое изменение связано с транспортной накладной, заказом и заявкой. Для железнодорожного и воздушного транспорта обязательный электронный формат установлен для соответствующих грузовых накладных. Отдельно в электронный формат переведены основные экспедиторские документы.

Основной перечень выглядит так:

Важно не путать обязательный перечень с перечнем всех документов, которые технически могут существовать в электронной форме. Например, электронный путевой лист также работает через ГИС ЭПД, но законодательство не требует с 1 сентября 2026 года оформлять каждый путевой лист исключительно электронно.

Кому обязательны ЭПД с 1 сентября 2026 года?

Обязательные ЭПД касаются участников тех перевозок и экспедиторских операций, для которых законом установлен электронный документ. Поэтому правило нельзя свести только к перевозчикам или транспортным компаниям.

Если организация продает товар и привлекает транспортную компанию, она может выступать грузоотправителем. Покупатель товара может участвовать в документообороте как грузополучатель. Экспедитор работает со своим набором документов. При этом собственный автомобиль компании для возникновения обязанности не требуется.

На практике с ЭПД могут работать:

1. грузоотправители;
2. автомобильные перевозчики;
3. грузополучатели;
4. экспедиторы;
5. заказчики грузоперевозок;
6. участники железнодорожных перевозок;
7. участники грузовых воздушных перевозок;
8. другие стороны, которые должны формировать или подписывать соответствующий обязательный электронный документ.

Поэтому при проверке требований лучше исходить не из ОКВЭД компании и не из наличия собственного автопарка, а из реальных хозяйственных операций и договоров перевозки.

Кого затронул переход: грузоотправителя, перевозчика или грузополучателя?

При обычной автомобильной перевозке электронный процесс затрагивает всю цепочку участников, а не только перевозчика. Грузоотправитель начинает оформление ЭТрН, перевозчик продолжает работу с документом на своем этапе, а грузополучатель участвует в электронной приемке.

Это особенно важно для компаний, которые заранее подключили перевозчика к ЭПД, но не проверили готовность грузополучателей или собственных складов. Если один из обязательных участников процесса не может выполнить свое действие, электронная цепочка начинает тормозить.

Распределение ролей в упрощенном виде выглядит так:

Подробно распределение обязанностей между сторонами мы разобрали отдельно в статье «Кто должен оформлять ЭТрН: грузоотправитель, перевозчик или грузополучатель».

Касаются ли ЭПД компаний без собственного транспорта?

Да, могут касаться. Отсутствие собственных грузовиков не освобождает компанию от участия в электронном документообороте. Главное — какую роль организация выполняет в конкретной перевозке и какие документы должны быть оформлены.

Например, торговая компания может продать товар и заказать доставку у сторонней транспортной организации. В таком случае собственных автомобилей у продавца нет, но компания может выступать грузоотправителем и участвовать в формировании ЭТрН.

Аналогично покупатель, который не занимается транспортными услугами, может стать грузополучателем и должен быть готов работать со своей частью электронного документа. Поэтому проверять требования нужно не только перевозчикам, но и обычным торговым, производственным и сервисным компаниям.

Обязателен ли электронный путевой лист с 1 сентября 2026 года?

Нет. С 1 сентября 2026 года путевой лист не стал обязательным исключительно в электронном виде. Его можно продолжать оформлять на бумажном носителе либо сформировать как электронный путевой лист.

Если компания выбирает электронную форму путевого листа, документ подлежит направлению в ГИС ЭПД. Но это не означает, что наличие обязательной ЭТрН автоматически делает обязательным и электронный путевой лист.

ЭТрН и путевой лист выполняют разные функции и не заменяют друг друга. Поэтому вопрос о форме путевого листа нужно рассматривать отдельно от требования об обязательной электронной транспортной накладной.

В каких случаях перевозочные документы можно оставить бумажными?

Полностью бумажный формат не исчез. Минтранс установил отдельные исключения, при которых соответствующий перевозочный или экспедиторский документ можно оформить на бумажном носителе.

При этом для транспортной накладной, железнодорожной накладной, грузовой авианакладной и экспедиторских документов действуют разные нормативные перечни. Поэтому нельзя взять одно исключение и автоматически применять его ко всем видам ЭПД.

Среди ситуаций, для которых нормативными актами предусмотрена возможность бумажного оформления, встречаются:

1. отдельные перевозки специальных и военных грузов;
2. предусмотренные случаи с участием иностранных контрагентов;
3. отдельные перевозки для личных нужд физических лиц;
4. операции на территориях с установленным особым правовым режимом;
5. для отдельных видов документов — техническая невозможность сформировать, передать или принять электронный документ;
6. другие случаи, прямо установленные соответствующими приказами Минтранса.

Для обычной коммерческой грузоперевозки между российскими компаниями исходить лучше из общего правила: если перевозка и документ входят в обязательный перечень и отдельное исключение не применяется, документ должен быть электронным.

Есть ли переходный период после 1 сентября 2026 года?

Формального переходного периода после 1 сентября 2026 года нет. Федеральный закон № 140-ФЗ установил обязательный электронный формат с этой даты, и дополнительная отсрочка вступления требований в силу законодательством не предусмотрена.

Одновременно Минтранс сообщил о нештрафуемом периоде до 1 марта 2027 года. Он введен для адаптации участников рынка: если вместо обязательного электронного документа в этот период оформлен бумажный, штрафные санкции за сам факт такого бумажного оформления применяться не должны.

Но Минтранс отдельно подчеркивает: нештрафуемый период — это не отмена обязательности и не юридическая отсрочка реформы. То есть подход «до марта можно вообще ничего не внедрять» неверно отражает действующий режим.

Что со штрафами за бумажные документы после 1 сентября 2026 года?

По состоянию на сентябрь 2026 года Минтранс называет период до 1 марта 2027 года нештрафуемым для ситуаций, когда вместо обязательного электронного документа участник оформил бумажный. Этот период предназначен для адаптации компаний и устранения технических и организационных проблем.

При этом обязанность использовать электронный формат уже действует. Поэтому нештрафуемый период разумнее использовать для отладки работы с операторами, контрагентами, сотрудниками и учетными системами, а не воспринимать как возможность отложить переход до последнего дня февраля.

Универсальную сумму «штрафа за отсутствие ЭПД» без учета конкретного нарушения, вида перевозки и обстоятельств указывать некорректно. Ответственность нужно оценивать по конкретной ситуации, а сама обязательность электронных документов определяется действующими нормами и исключениями.

Можно ли использовать бумажный и электронный документ одновременно?

Смешанный документооборот по одной и той же перевозке для одного перевозочного документа не предусмотрен. Если документооборот по конкретному документу начат электронно, он должен завершаться электронно. Если в предусмотренном исключении документ начат на бумаге, он завершается на бумаге.

Это особенно важно для перевозок, которые начались до даты изменения правил или проходят через несколько этапов. Нельзя произвольно перейти с электронной формы на бумагу посередине процесса только потому, что одному из участников так удобнее.

Поэтому перед запуском перевозки лучше заранее проверить готовность всей цепочки: кто создает документ, кто его получает, кто подписывает и через какие информационные системы стороны обмениваются данными.

Как понять, нужен ли обязательный ЭПД именно в вашей перевозке?

Начинать нужно с самой хозяйственной операции, а не с выбора программы. Определите вид перевозки, договорные отношения и документ, который должен сопровождать процесс. После этого уже можно понять, распространяется ли на него обязательный электронный формат.

Для стандартной автомобильной перевозки с привлечением стороннего перевозчика ответ чаще всего будет связан с электронной транспортной накладной. Но собственное перемещение груза без договора перевозки, отдельные исключения и специальные виды перевозок требуют другой оценки.

Проверить ситуацию можно по следующему алгоритму:

1. Определите, есть ли перевозка груза. Не каждое перемещение товара автоматически является перевозкой по договору.
2. Проверьте, заключен ли договор перевозки. Для автомобильной ЭТрН это один из ключевых вопросов.
3. Определите вид транспорта. Автомобильный, железнодорожный и воздушный транспорт используют разные документы.
4. Определите нужный документ. Транспортная накладная, заказ, заявка, железнодорожная или воздушная накладная, экспедиторский документ.
5. Проверьте исключения. Для каждого вида документа существует свой перечень случаев бумажного оформления.
6. Определите роль вашей организации. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор или другая сторона.
7. После этого определите способ работы с ЭПД. Через интерфейс оператора либо из используемой учетной системы.

Такой порядок позволяет не покупать лишние сервисы и не настраивать роли, которые компании в реальных перевозках не нужны.

Что делать компании, если ЭПД еще не внедрены?

Если компания продолжает участвовать в перевозках, для которых электронный документ уже обязателен, откладывать организацию процесса не стоит. Начинать лучше не с технических настроек, а с аудита собственных договоров, перевозок и участников.

После этого становится понятно, какие документы нужно формировать, какие сотрудники будут выполнять действия и какую систему использовать. Это заметно снижает риск ситуации, когда сервис уже куплен, но внутри компании никто не понимает, кто должен создавать и подписывать документы.

Практический порядок перехода можно выстроить так:

1. Составьте список основных сценариев перевозки.
2. Определите, какие обязательные ЭПД возникают в каждом сценарии.
3. Определите роли компании: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор.
4. Назначьте ответственных сотрудников.
5. Проверьте готовность ключевых контрагентов к электронному обмену.
6. Подготовьте электронные подписи и необходимые полномочия.
7. Выберите оператора ИС ЭПД и способ работы с документами.
8. Настройте обмен в учетной системе, если документы будут формироваться из нее.
9. Проведите тестовую перевозку по каждому основному сценарию.
10. Зафиксируйте внутренний порядок: кто создает, проверяет, подписывает и контролирует ЭПД.

Нужно ли подключаться к ГИС ЭПД напрямую?

Нет. Обычные участники перевозочного процесса не подключаются к ГИС ЭПД напрямую для повседневного обмена документами. Электронные перевозочные и экспедиторские документы направляются в государственную систему через аккредитованных операторов ИС ЭПД.

Для бизнеса это означает, что сначала выбирается оператор и способ работы: веб-интерфейс оператора либо интегрированная учетная система. Дальше оператор обеспечивает установленный обмен с ГИС ЭПД и другими участниками.

Поэтому запрос «как подключиться к ГИС ЭПД» на практике обычно начинается с выбора оператора ИС ЭПД, определения нужных документов и настройки программы, из которой сотрудники будут с ними работать.

Можно ли выполнять требования ЭПД через 1С:Фреш?

Да. Если компания ведет учет в поддерживаемом приложении 1С, работать с электронными перевозочными документами можно непосредственно из учетной системы. Это позволяет использовать уже существующие данные о контрагентах, товарах и хозяйственных операциях и не переносить основную информацию вручную между несколькими сервисами.

Но законодательная обязанность и техническая настройка — это разные вопросы. Сначала нужно определить, какие ЭПД требуются именно вашей компании и кто участвует в их оформлении. И только после этого настраивать электронный обмен в 1С.

Для пользователей облачной 1С мы подготовили отдельную пошаговую инструкцию «Как подключить и настроить ЭПД в 1С:Фреш». Если электронный документооборот еще не используется, также пригодится инструкция по настройке 1С-ЭДО в 1С:Фреш.

Частые вопросы об ЭПД с 1 сентября 2026 года

Большая часть путаницы после 1 сентября связана с тем, что обязательность отдельных электронных документов воспринимают как полный запрет любых бумажных документов в транспортной сфере. Это не так: нужно учитывать вид документа и предусмотренные исключения.

Ниже собрали короткие ответы на основные вопросы компаний после перехода на обязательный режим.