Как добавить ЭЦП в 1С:Фреш: новый сертификат электронной подписи

Татьяна Бобок
Старший консультант 1С

Сертификат электронной подписи имеет ограниченный срок действия. Когда старый сертификат истекает и организация получает новый, пользователю 1С:Фреш необходимо привязать его к существующей учетной записи 1С-ЭДО.

В поисковых запросах эту процедуру часто называют «добавить ЭЦП в 1С:Фреш» или «обновить ЭЦП». В интерфейсе 1С и официальной документации используется более точное понятие — сертификат электронной подписи.

Важный момент: если срок действия предыдущего сертификата закончился, обычно не требуется создавать новую учетную запись ЭДО и получать новый идентификатор участника. Новый сертификат добавляется в уже существующую учетную запись.

Когда нужно добавить новый сертификат ЭЦП

Самый распространенный сценарий — окончание срока действия предыдущего сертификата.

В списке учетных записей 1С-ЭДО в этом случае может появиться предупреждение о том, что действующие сертификаты отсутствуют или все сертификаты просрочены.

Новый сертификат также может понадобиться, если:

• была выпущена новая электронная подпись;
• предыдущий сертификат истек;
• сертификат был отозван и выпущен заново;
• организация перешла на новую электронную подпись;
• в существующую учетную запись ЭДО нужно добавить актуальный сертификат.

Что нужно перед добавлением ЭЦП в 1С:Фреш

Новый сертификат должен быть доступен на компьютере, с которого выполняется настройка.

Если программа не видит нужную электронную подпись, сначала проверьте, установлен ли сертификат на этом рабочем месте и доступен ли закрытый ключ.

Если вы еще не подключали электронный документооборот, порядок будет отличаться: сначала потребуется создать или восстановить учетную запись 1С-ЭДО.

Для работы именно с перевозочными документами дополнительно посмотрите инструкцию как подключить и настроить ЭПД в 1С:Фреш .

Шаг 1. Откройте учетные записи ЭДО

Откройте справочник «Организации» и выберите организацию, для которой нужно обновить электронную подпись.

Затем нажмите: «ЭДО» → «Учетные записи».

Переход из карточки организации в учетные записи 1С-ЭДО

Шаг 2. Найдите учетную запись с просроченным сертификатом

Откроется список учетных записей ЭДО, которые связаны с выбранной организацией.

Если действующих сертификатов больше нет, программа отобразит предупреждение «Все сертификаты просрочены».

Предупреждение о просроченных сертификатах в 1С-ЭДО

Откройте нужную учетную запись двойным щелчком или другим привычным способом.

Шаг 3. Откройте вкладку «Сертификаты»

В карточке учетной записи перейдите на вкладку «Сертификаты».

Здесь отображаются сертификаты электронной подписи, связанные с этой учетной записью, а также срок их действия.

Просмотр сертификатов электронной подписи учетной записи ЭДО

Шаг 4. При необходимости удалите старый сертификат

Истекший сертификат можно удалить из списка, чтобы в учетной записи оставались только актуальные данные.

Для этого выделите старый сертификат, вызовите контекстное меню и выберите «Удалить».

Удаление сертификата с истекшим сроком действия

Удаление старого сертификата не является созданием новой учетной записи ЭДО — вы продолжаете работать с тем же подключением и идентификатором.

Шаг 5. Добавьте новый сертификат электронной подписи

На вкладке «Сертификаты» нажмите кнопку «Добавить».

Добавление нового сертификата в существующую учетную запись

Откроется окно «Сертификаты ключей электронной подписи и шифрования».

Выберите актуальный сертификат, который должен использоваться организацией для электронного документооборота.

Выбор актуального сертификата электронной подписи

Если нужной ЭЦП в этом списке нет, не создавайте случайный новый сертификат. Сначала убедитесь, что нужный сертификат установлен и доступен на текущем компьютере.

Шаг 6. Сохраните изменения и подпишите регистрационные данные

После добавления нового сертификата сохраните изменения в учетной записи.

Программа предложит подписать регистрационные данные. Выберите добавленный сертификат, укажите пароль закрытого ключа и нажмите «Подписать».

Подписание регистрационных данных новым сертификатом

Если при выпуске электронной подписи пароль на закрытый ключ не устанавливался, поле пароля может оставаться пустым.

Шаг 7. Проверьте, что новый сертификат добавлен

После завершения операции снова откройте учетную запись ЭДО и проверьте вкладку «Сертификаты».

В списке должен отображаться новый действующий сертификат с актуальным сроком действия.

Также в списке учетных записей должно исчезнуть предупреждение о том, что все сертификаты просрочены.

Что делать, если 1С:Фреш не видит сертификат ЭЦП

Одна из самых частых ситуаций — пользователь нажимает «Добавить», но нужного сертификата в списке нет.

В первую очередь проверьте, установлен ли сертификат на том рабочем месте, с которого вы работаете.

Если сертификат отсутствует в доступном списке, его необходимо сначала установить в хранилище сертификатов операционной системы, а затем повторить добавление в 1С.

Также стоит проверить:

• подключен ли носитель с закрытым ключом;
• видит ли компьютер сертификат;
• установлен ли необходимый криптопровайдер;
• не истек ли срок действия нового сертификата;
• работаете ли вы на том компьютере, где установлена электронная подпись.

Что делать, если не подходит пароль ЭЦП

При подписании регистрационных данных 1С может запросить пароль закрытого ключа.

Если пароль не устанавливался при выпуске сертификата, попробуйте оставить поле пустым.

Если пароль был задан, проверьте раскладку клавиатуры, Caps Lock и отсутствие лишних пробелов при копировании пароля.

Нужно ли получать новый идентификатор ЭДО после замены ЭЦП

Если вы просто заменяете просроченный сертификат в существующей учетной записи, новый идентификатор участника ЭДО обычно не нужен.

Это важно, потому что создание новой учетной записи без необходимости может усложнить уже настроенный документооборот с контрагентами.

Отдельный случай — когда доступа к старой учетной записи ЭДО в информационной базе уже нет. Такой сценарий отличается от обычной замены сертификата и может потребовать восстановления или привязки через поддержку 1С-ЭДО.

Нужна ли ЭЦП для ЭДО и ЭПД в 1С:Фреш

Электронная подпись используется при работе с юридически значимым электронным документооборотом.

Поэтому актуальный сертификат особенно важен организациям, которые используют 1С-ЭДО и электронные перевозочные документы.

Если вы работаете с транспортными накладными, путевыми листами и другими перевозочными документами, смотрите отдельную инструкцию как подключить ЭПД в 1С:Фреш .

Что еще почитать

• Как подключить и настроить ЭПД в 1С:Фреш
• 1С:Фреш — что это и как работает
• Как подключить 1С:Фреш
• Как добавить пользователя и настроить права в 1С:Фреш

Частые вопросы