Расходы на УСН в 2025 году: ключевые особенности и подводные камни в «1С:Фреш»

Кассовый метод: не все так просто

На УСН расходы признаются кассовым методом (ст. 346.17 НК РФ), то есть после их фактической оплаты. Однако одного факта оплаты часто недостаточно — для многих расходов есть дополнительные условия. Например:

• Основные средства (ОС). Для признания расходов на ОС нужно не только оплатить их, но и ввести в эксплуатацию. Стоимость списывается равными долями по кварталам до конца года. Если ОС введено в 4-м квартале, расходы списываются одномоментно.
• Товары для перепродажи. Расходы признаются после оплаты поставщику и перехода права собственности к покупателю. Сопутствующие затраты (упаковка, транспортировка, реклама) списываются сразу после оплаты, без привязки к реализации.

Совет в «1С:Фреш»: Используйте справочник «Книга учета доходов и расходов» для автоматического контроля условий признания расходов. Настройте учет ОС и товаров через Документы → Поступление (акты, накладные) и Реализация (акты, накладные), чтобы программа отслеживала оплату и ввод в эксплуатацию.

Закрытый перечень расходов

В отличие от общего режима (ОСН), где перечень расходов открыт, на УСН он строго ограничен (ст. 346.16 НК РФ, около 40 позиций). Если расхода нет в списке, его нельзя учесть, даже если он экономически обоснован и документально подтвержден. Примеры запрещенных расходов:

• Представительские расходы.
• Добровольное страхование (имущества, ответственности).
• Спецоценка условий труда.
• Обучение лиц, не состоящих в штате.
• Консультационные и информационные услуги.
• Убытки от безнадежных долгов.

Пример с убытками: Если контрагент ликвидировался, а вы простили долг, это доход для УСН. Но если ваш должник ликвидировался, убыток признать нельзя — в отличие от ОСН, где он включается в внереализационные расходы.

Совет: В «1С:Фреш» настройте аналитику расходов в Справочники → Доходы и расходы → Статьи расходов, исключив из учета запрещенные позиции. Это предотвратит ошибки при заполнении Книги учета доходов и расходов (КУДиР).

Страхование и ДМС: ограничения и возможности

На УСН можно учитывать только обязательные виды страхования, например ОСАГО (ст. 346.16, п. 2, с отсылкой к ст. 263 НК РФ). Добровольное страхование (например, КАСКО или противопожарное) в расходы не включается. Однако есть лазейка для ДМС:

• Расходы на добровольное медицинское страхование работников можно учесть как расходы на оплату труда (ст. 255 НК РФ), если:
  • Договор ДМС заключен на срок не менее года.
  • Общие расходы на ДМС и отдых работников не превышают 6% от фонда оплаты труда.

Настройка в «1С:Фреш»: Включите ДМС в расходы через Зарплата и кадры → Начисления → Дополнительные начисления, указав статью расходов «Оплата труда». Проверьте лимит 6% в Отчеты → Анализ расходов на оплату труда.

Командировочные расходы

Расходы на командировки признаются на УСН, но детали регулируются ст. 264 НК РФ (п. 12). Это включает проезд, проживание, суточные и другие документально подтвержденные затраты. В «1С:Фреш» оформляйте командировки через Документы → Командировочные расходы, чтобы автоматически включать их в КУДиР после оплаты.

Компенсации за использование личного имущества

Компенсации за использование личного имущества работников (например, компьютера или интернета на удаленке) обязательны по трудовому законодательству, но на УСН их нельзя учесть в расходах (в отличие от ОСН, где это разрешено с августа 2023 года по ст. 264 НК РФ). Это создает финансовую нагрузку, так как платить компенсацию нужно, но налоговую базу уменьшить не получится.

Совет: В «1С:Фреш» учитывайте такие компенсации как прочие выплаты в Зарплата и кадры → Начисления, но исключите их из КУДиР, чтобы избежать ошибок.

Особенности учета ОС и НМА

• ОС, приобретенные до УСН. Остаточную стоимость списывают по специальному графику (ст. 346.16, п. 3):
  • СПИ до 3 лет — в течение 1 года.
  • СПИ от 3 до 15 лет — 50% в 1-й год, 30% во 2-й, 20% в 3-й.
  • СПИ свыше 15 лет — равными долями в течение 10 лет.
    Подвох: Учитывается изначальный срок полезного использования, а не остаточный. Например, оборудование с СПИ 20 лет, даже если осталось амортизировать 1 год, списывается 10 лет.
• ОС, приобретенные на УСН. Списываются равными долями по кварталам до конца года после оплаты и ввода в эксплуатацию.
• Продажа ОС. Если ОС продано до истечения 3 лет (или 10 лет для СПИ > 15 лет), расходы восстанавливаются, амортизация пересчитывается по правилам ОСН, а налог доплачивается с пенями.

Настройка в «1С:Фреш»: Используйте Справочники → Основные средства для учета ввода в эксплуатацию и списания стоимости. Программа автоматически распределяет расходы по кварталам в КУДиР.

Зарплата директора-учредителя: спорная позиция Минфина

Минфин в письме (номер не указан, но упомянуто в тексте) утверждает, что зарплата директора, являющегося единственным учредителем, не признается в расходах на УСН, так как с ним не заключается трудовой договор. Это спорная позиция, так как:

• Трудовые отношения возникают в силу назначения на должность.
• Зарплату платить обязательно, иначе это нарушение трудового законодательства.

Рекомендация: Учитывайте зарплату директора в расходах, но будьте готовы к спорам с налоговой. В «1С:Фреш» начисляйте зарплату через Зарплата и кадры → Начисления, указав статью расходов «Оплата труда».

Страховые взносы: тонкости учета

• Взносы за работников. Признаются в расходах на дату уплаты, но не ранее срока платежа (28-е число следующего месяца). Например, взносы за декабрь, оплаченные в декабре через ЕНП, считаются уплаченными только 28 января, а в расходы включаются в январе.
• Взносы ИП за себя. С 2025 года ИП на УСН «доходы минус расходы» могут включать в расходы фиксированные взносы, даже если они не уплачены, но причитаются в текущем налоговом периоде.

Совет: В «1С:Фреш» настраивайте учет взносов через Операции → Начисление страховых взносов. Проверяйте сроки уплаты в Отчеты → Единый налоговый платеж.

Входящий НДС

• Если вы освобождены от НДС (ст. 145 НК РФ) или используете ставки 5/7%, входящий НДС включается в расходы.
• При ставке НДС 20% входящий НДС идет к вычету, но в расходы не включается.

Проблема (письмо Минфина, конец 2024 года): Если НДС не предъявлен покупателю по условиям договора, но уплачен за счет продавца, его нельзя учесть в расходах. Это требует внимательной работы с договорами.

Настройка в «1С:Фреш»: Учитывайте входящий НДС через Документы → Поступление (акты, накладные), указав, идет ли он в расходы или к вычету.

Практические советы для работы в «1С:Фреш»

1. Изучите ст. 346.16 и 346.17 НК РФ. Настройте в «1С:Фреш» только разрешенные статьи расходов в Справочники → Доходы и расходы.
2. Автоматизируйте КУДиР. Используйте Отчеты → Книга учета доходов и расходов для автоматического формирования записей после оплаты и выполнения условий (например, ввода ОС в эксплуатацию).
3. Проверяйте договоры. Убедитесь, что формулировки соответствуют ст. 458, 459, 491 ГК РФ для корректного учета реализации товаров.
4. Контролируйте НДС. Разделяйте учет НДС и расходов в Документы → Поступление и реализация, чтобы избежать путаницы с моментами отгрузки и перехода прав.
5. Готовьтесь к проверкам. Храните документы, подтверждающие оплату и выполнение условий (например, акты ввода ОС), в Документы → Дополнительные файлы.

Итог

Учет расходов на УСН «доходы минус расходы» в 2025 году требует строгого соблюдения кассового метода и условий ст. 346.16–346.17 НК РФ. Закрытый перечень расходов, ограничения по страхованию и спорные позиции Минфина создают сложности, но «1С:Фреш» помогает автоматизировать процессы и минимизировать ошибки. Настройте учетную политику, проверяйте договоры и используйте встроенные инструменты программы для точного формирования КУДиР. Это позволит снизить налоговые риски и упростить работу бухгалтера.