Как перевозчику и экспедитору работать с ЭПД: документы, роли и порядок действий

Татьяна Бобок
Старший консультант 1С

Главная ошибка при переходе на ЭПД — считать перевозчика и экспедитора одной ролью. Перевозчик непосредственно принимает на себя обязанность перевезти груз и выдать его грузополучателю. Экспедитор оказывает услуги по договору транспортной экспедиции: организует перевозку, взаимодействует с участниками и в зависимости от договора может принимать груз от клиента.

Из-за этого электронные документы и действия сторон различаются. Перевозчик прежде всего работает с перевозочным контуром и ЭТрН, а экспедитор — с экспедиторскими документами. При сложной логистической схеме оба контура могут использоваться одновременно.

Ниже разберем практическую работу обеих сторон: какие документы нужны, что делает водитель, когда экспедитор появляется в ЭТрН, кто подписывает документы и как организовать процесс внутри транспортной или экспедиторской компании.

Чем отличаются перевозчик и экспедитор в ЭПД?

Перевозчик и экспедитор — разные участники логистического процесса. Перевозчик выполняет перевозку груза по договору перевозки. Экспедитор оказывает услуги по договору транспортной экспедиции и может организовывать перевозку, взаимодействовать с перевозчиками, оформлять документы и выполнять другие предусмотренные договором действия.

Поэтому различается и документальный контур. Для перевозчика ключевое значение имеет электронная транспортная накладная и связанные с автомобильной перевозкой документы. Для экспедитора возникают электронные экспедиторские документы.

Одна организация при этом может участвовать в сложной логистической схеме сразу в нескольких качествах. Поэтому роль нужно определять не только по названию компании или должности сотрудника, а по конкретному договору и фактическим действиям сторон.

Какие ЭПД нужны перевозчику?

Для автомобильного перевозчика ключевым электронным документом является ЭТрН, если конкретная перевозка требует оформления транспортной накладной. Кроме нее в зависимости от договорной схемы могут использоваться электронные заказ или заявка на перевозку.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка при автомобильных перевозках по общему правилу формируются в электронном виде. Для отдельных случаев законодательством предусмотрены исключения, поэтому оценивать нужно конкретную перевозку.

Перевозчику в первую очередь стоит проверить следующие документы:

1. Электронная транспортная накладная. Основной документ при перевозке груза по соответствующему договору.
2. Электронный заказ на перевозку. Используется в предусмотренных договорных сценариях.
3. Электронная заявка на перевозку. Может сопровождать организацию регулярной или конкретной перевозки.
4. Другие ЭПД. Их необходимость зависит от фактической деятельности и используемых видов транспорта.

Полный перечень документов, для которых с 1 сентября 2026 года действует обязательный электронный режим, мы разобрали в статье «ЭПД с 1 сентября 2026 года: кому обязательны и какие документы нужно оформлять электронно».

Как перевозчику работать с ЭТрН?

В стандартной схеме перевозчик не создает отдельную ЭТрН заново, а продолжает работу с электронной транспортной накладной, которая уже была сформирована грузоотправителем. На своем этапе перевозчик проверяет фактические сведения, подтверждает принятие груза и выполняет последующие предусмотренные действия.

Это означает, что перевозчику важно получить документ до начала соответствующего этапа, проверить данные об автомобиле и водителе и убедиться, что сведения в ЭТрН совпадают с реальной перевозкой.

Практический процесс можно представить так:

1. Получить ЭТрН от грузоотправителя.
2. Проверить данные о перевозчике.
3. Сверить сведения о транспортном средстве и водителе.
4. Проверить сведения о грузе и месте погрузки.
5. Подтвердить прием груза к перевозке.
6. Зафиксировать замечания или расхождения, если они возникли.
7. Выполнить перевозку.
8. Передать груз получателю.
9. Выполнить предусмотренные действия при выдаче груза.
10. Проверить завершение электронного документооборота.

Кто формирует отдельные части ЭТрН и как распределяются действия между грузоотправителем, перевозчиком и грузополучателем, подробно разобрано в статье «Кто должен оформлять ЭТрН».

Что должен делать водитель с ЭПД?

Водитель участвует в электронном документообороте со стороны перевозчика и должен иметь техническую возможность выполнить предусмотренные для него действия. При этом водитель не обязан разбираться во всей инфраструктуре ГИС ЭПД: для него нужен понятный рабочий сценарий на погрузке, в пути и при выдаче груза.

При проверке на дороге электронный документ может предъявляться в предусмотренной форме. Если возникают проблемы со связью, важно заранее понимать резервный сценарий, который поддерживает используемый оператор или приложение.

Для водителя процесс обычно включает:

1. получение назначенной перевозки;
2. проверку данных автомобиля и груза;
3. выполнение предусмотренных действий при погрузке;
4. подписание соответствующего действия допустимым способом;
5. доступ к сведениям об ЭПД в пути;
6. предъявление документа при проверке;
7. выполнение предусмотренных действий при разгрузке и передаче груза.

Нужно ли водителю устанавливать отдельное приложение?

Не обязательно: технический способ зависит от выбранного оператора и используемой компанией системы. В одном сценарии водитель работает через мобильное приложение, в другом — через веб-интерфейс или специализированный мобильный клиент.

Важно не конкретное название программы, а то, чтобы водитель мог получить нужный документ, выполнить предусмотренное действие и при необходимости предъявить сведения об ЭПД на дороге.

Какие ЭПД нужны экспедитору?

Экспедиторские электронные документы возникают в рамках договора транспортной экспедиции. К обязательным экспедиторским документам относятся поручение экспедитору, экспедиторская расписка в случае принятия груза экспедитором во владение и складская расписка, если груз принимается на складское хранение.

Это важное уточнение: не каждая экспедиторская операция автоматически требует одновременно всех трех документов. Набор зависит от фактических услуг и условий конкретного договора.

Основные документы можно разделить так:

Если экспедитор фактически не принимает груз во владение или на складское хранение, соответствующие расписки не возникают только из-за самого факта заключения договора транспортной экспедиции.

Как экспедитору работать с электронными экспедиторскими документами?

Экспедитору сначала нужно определить, какие документы возникают по конкретному договору, а затем сформировать и подписать их через используемую ИС ЭПД. Не стоит начинать процесс с выбора шаблона документа, пока не определены фактические услуги и отношения с клиентом.

После определения документов работа строится примерно так же, как в другом юридически значимом электронном документообороте: документ создается, проверяется, подписывается и передается через оператора ИС ЭПД.

Практический порядок для экспедитора:

1. Проверить договор транспортной экспедиции.
2. Определить перечень оказываемых услуг.
3. Установить, принимает ли экспедитор груз во владение.
4. Проверить необходимость складского хранения.
5. Определить необходимые экспедиторские документы.
6. Проверить реквизиты клиента и сведения о грузе.
7. Сформировать соответствующий электронный документ.
8. Подписать его предусмотренным способом.
9. Передать документ через оператора ИС ЭПД.
10. Контролировать получение и статус электронного обмена.

При регулярной работе этот процесс лучше привязать к типовым сценариям компании, чтобы сотрудник не определял набор документов заново при каждой перевозке.

Может ли экспедитор выступать грузоотправителем в ЭТрН?

Да, в определенных договорных схемах экспедитор может оказаться грузоотправителем в ЭТрН, но это не происходит автоматически только потому, что он организует перевозку. Нужно смотреть на условия договора транспортной экспедиции и фактическую схему передачи груза.

Ключевое значение имеют вопросы: принимает ли экспедитор груз во владение, от чьего имени он действует, кто заключает договор перевозки и кто передает груз непосредственному перевозчику.

Поэтому перед настройкой роли экспедитора в учетной системе желательно проверить:

1. условия договора транспортной экспедиции;
2. кто передает груз перевозчику;
3. кто заключает договор перевозки;
4. от чьего имени действует экспедитор;
5. кто должен быть указан грузоотправителем в конкретной ЭТрН.

Общее правило определения грузоотправителя и распределение ролей в транспортной накладной подробно рассмотрены в статье «Кто должен оформлять ЭТрН».

Нужны ли одновременно ЭТрН и экспедиторская расписка?

Да, в одной логистической схеме могут одновременно использоваться и ЭТрН, и экспедиторская расписка. Эти документы не дублируют друг друга, потому что подтверждают разные юридические отношения.

Экспедиторская расписка подтверждает получение груза экспедитором от клиента в рамках транспортно-экспедиционных отношений. ЭТрН относится к перевозке груза и взаимодействию сторон договора перевозки. Поэтому заменить один документ другим нельзя.

Упрощенно схема может выглядеть так:

1. Клиент передает груз экспедитору. При наличии соответствующих условий оформляется экспедиторская расписка.
2. Экспедитор организует перевозку. Для фактической перевозки привлекается перевозчик.
3. Возникает договор перевозки. Для соответствующей автомобильной перевозки оформляется ЭТрН.
4. Перевозчик доставляет груз. ЭТрН проходит свой электронный жизненный цикл.

Кто подписывает ЭПД у перевозчика и экспедитора?

Электронный документ подписывает лицо, которое имеет полномочия выполнить соответствующее действие от имени участника. Это может быть руководитель, уполномоченный сотрудник, а в предусмотренных перевозочных сценариях — водитель.

Поэтому при внедрении ЭПД недостаточно просто иметь один сертификат электронной подписи директора. Если документы фактически обрабатывают логисты, экспедиторы, диспетчеры и водители, нужно заранее определить их действия и способ юридически значимого подписания.

Перед запуском стоит проверить:

1. кто подписывает каждый тип документа;
2. действуют ли сертификаты электронной подписи;
3. нужна ли сотруднику машиночитаемая доверенность;
4. видит ли рабочая программа нужный сертификат;
5. может ли водитель выполнить свое действие в мобильном сценарии;
6. что произойдет при замене сотрудника или окончании срока сертификата.

Если сертификат необходимо добавить или заменить в облачной 1С, используйте инструкцию «Как добавить ЭЦП в 1С:Фреш».

Что делать, если участники используют разных операторов ИС ЭПД?

Участникам одной перевозки не обязательно работать через одного оператора ИС ЭПД. Для обмена между разными информационными системами используется межоператорский роуминг.

Это особенно важно для перевозчиков и экспедиторов, у которых десятки или сотни контрагентов. Требовать от каждого грузоотправителя или грузополучателя перейти в один и тот же пользовательский сервис обычно не требуется.

Перед массовым запуском при этом полезно проверить конкретную цепочку:

1. Уточнить оператора ключевого контрагента.
2. Проверить возможность межоператорского обмена.
3. Отправить тестовый ЭПД.
4. Убедиться, что документ получен.
5. Проверить действие следующего участника.
6. Проверить возврат статусов.
7. После успешного теста переводить поток в регулярный режим.

Если компания только выбирает инфраструктуру, общий принцип подключения разобран в статье «Как подключиться к ГИС ЭПД: оператор ИС ЭПД и схема подключения».

Что делать при замене водителя, автомобиля или изменении условий перевозки?

Замена водителя или транспортного средства не означает, что при каждом таком событии нужно полностью начинать ЭТрН заново. Для предусмотренных изменений используются соответствующие электронные действия и дополнительные титулы.

Например, Минтранс разъясняет, что при поломке автомобиля, замене транспорта или водителя документооборот можно продолжить по текущей электронной транспортной накладной. При замене водителя или транспортного средства в пути перевозчик отражает изменения в предусмотренном титуле.

В процессе перевозки могут потребовать отдельной обработки:

1. замена водителя;
2. замена автомобиля;
3. поломка транспортного средства;
4. переадресовка;
5. изменение стоимости перевозки;
6. замечания при приемке или выдаче;
7. частичная выдача груза.

Важно не использовать один универсальный сценарий для всех изменений. Перед созданием нового документа сначала проверьте, предусмотрено ли продолжение текущего электронного документооборота.

Как организовать работу с ЭПД внутри транспортной или экспедиторской компании?

Для регулярной работы нужно распределить ЭПД между сотрудниками так же четко, как распределена сама логистика. Один сотрудник отвечает за условия перевозки, другой — за фактические действия на складе, водитель — за действия в пути, а администратор — за технические доступы и сертификаты.

Попытка отдать весь ЭПД одному бухгалтеру может работать при нескольких перевозках в месяц, но при росте объема быстро превращается в узкое место. Лучше, чтобы каждое действие выполнял сотрудник, который отвечает за соответствующий этап процесса.

Пример распределения:

Чем больше объем перевозок, тем важнее заранее определить резервного сотрудника на каждую критичную операцию. Иначе отпуск одного логиста или окончание срока электронной подписи может остановить весь процесс.

Можно ли перевозчику и экспедитору работать с ЭПД через 1С?

Да, если используемое решение 1С поддерживает нужный вид электронного перевозочного документа и соответствующий рабочий сценарий. В этом случае сотрудники могут работать с ЭПД рядом с учетными данными и не переносить одинаковую информацию вручную между несколькими системами.

Для перевозчика особенно полезна связь электронного документа с контрагентами, перевозкой и учетными операциями. Для экспедитора удобство зависит от того, какие именно документы поддерживает используемая конфигурация и каким образом построена работа компании.

Если компания работает в облачной 1С, техническое подключение подробно разобрано отдельно: «Как подключить и настроить ЭПД в 1С:Фреш». Там показаны подключение 1С-ЭДО, 1С-ЭПД и настройки отправки и получения документов.

Какие ошибки чаще всего допускают перевозчики и экспедиторы?

Большая часть ошибок возникает не из-за самой ГИС ЭПД, а из-за неправильного распределения ролей и попытки перенести старый бумажный процесс в электронную форму без изменений. Особенно часто проблемы появляются там, где одна компания одновременно оказывает несколько видов логистических услуг.

Перед массовым запуском полезно проверить не только техническое подключение, но и договорную схему. Если сотрудники не понимают, когда они перевозчик, а когда экспедитор, автоматизация только ускорит появление неправильных документов.

Типовые ошибки:

1. Считать перевозчика и экспедитора одной ролью. У них разные договорные отношения и документы.
2. Пытаться заменить экспедиторскую расписку ЭТрН. Документы подтверждают разные отношения.
3. Оформлять все три экспедиторских документа автоматически. Их необходимость зависит от фактической операции.
4. Не подготовить водителя. Документы подключены, но сотрудник не знает, как работать с ними в пути.
5. Не проверить электронные подписи. Ошибка обнаруживается уже во время реальной перевозки.
6. Требовать от всех контрагентов одного оператора. Между ИС ЭПД предусмотрен межоператорский обмен.
7. Не тестировать роуминг. Формально системы подключены, но реальный документ между сторонами не проверялся.
8. При любой замене автомобиля создавать новую ЭТрН. Для ряда изменений предусмотрено продолжение существующего документооборота.
9. Отдать весь процесс бухгалтерии. Действия лучше распределять между сотрудниками, которые отвечают за соответствующие этапы.
10. Считать подключенный тариф полноценным внедрением. Нужен полный тест от создания документа до его завершения.

Как проверить готовность перевозчика или экспедитора к работе с ЭПД?

Готовность лучше проверять не по факту регистрации у оператора, а по способности компании провести реальную операцию от начала до конца. Для перевозчика и экспедитора контрольные точки немного различаются.

Перевозчику важно проверить работу водителя и полный цикл ЭТрН. Экспедитору — корректность договора, набор экспедиторских документов и взаимодействие одновременно с клиентами и привлеченными перевозчиками.

Используйте итоговую таблицу:

Частые вопросы о работе перевозчика и экспедитора с ЭПД

Чаще всего вопросы возникают там, где в одной логистической цепочке одновременно есть клиент, экспедитор, непосредственный перевозчик и грузополучатель. В такой ситуации особенно важно разделять перевозочный и экспедиторский документооборот.

Ниже — короткие ответы на основные практические вопросы.